Что такое правило Парето и как его применять?

Деловые люди всегда ощущают нехватку времени. Хочется управлять временными и материальными ресурсами, эффективнее и быстрее приходить к поставленным целям. Если вы находитесь в поиске способов, которые позволяют реализовать себя, увеличить производительность и доходность, то в текущей статье вы однозначно найдёте полезные инструменты, в основе которых лежит метод Парето.

Закон, вытекающий из математических закономерностей, можно преподнести так: «Вам не стоит браться за всё. Делать нужно лишь то, что приносит реальный результат». Работает ли закон итальянца Парето, как он применяется на практике и существуют ли конструктивные доводы у критиков — об этом поговорим далее.

Как звучит правило Парето?

Изучавшие экономические науки и статистику, определенно знакомы с распределением Парето. Остальные, вероятно, слышали об этой фамилии или просто знают о существовании такого закона. Откуда же он происходит?

Итальянец Вильфредо Парето являлся социологом и экономистом. В 1897 году он опубликовал свой труд, в котором разместил весьма ценное наблюдение. Он изучал доходы населения Италии и внезапно оказалось, что 80% богатств сосредоточены в руках 20% членов общества. Обратная пропорция также сработала — остальные 80% имели в активе лишь 20% национального богатства.

Распределение графически описывалось кривой Лоренца и фактически показывало, что причины и их следствия в природе распределяются неравномерно. Финансовая «несправедливость» оказалась присуща не только итальянцам, подобное соотношение 80 на 20 подтверждалось и в других странах. Сам Парето подчеркивал, что нелинейность характерна не только ресурсам, но и всем социально-экономическим явлениям в целом, начиная частными и заканчивая глобальными проявлениями.

Важно понимать, что сам Парето никакого закона не излагал. Принцип был сформулирован Джозефом Джураном, который произвел революцию в концепциях по бизнес-менеджменту. Он сослался на наблюдения Парето, разместив универсальный принцип в своем справочнике от 1951 года.

Итак, закон Парето — эмпирическое наблюдение, названное Джозефом Джураном в честь Вильфредо Парето. В общем виде оно сформулировано следующим образом: «20% приложенных усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий тщетны и дают оставшиеся 20% результата».

Что дает человеку закон Парето — это простыми словами установка, которая позволяет оценить эффективность деятельности, провести её анализ, и на его основе оптимизировать свои действия. Если правильно выбрать некий минимум действий, то можно быстро достигнуть желаемого результата. При этом кривая Парето подсказывает нам, что дальнейшие улучшения будут неэффективными и неоправданными.

Теория и принципы закона Парето

Каждый человек наверняка сталкивался с несправедливостью — рабочий день состоит из незначительных мелочей, а два часа после окончания трудового дня проходят наиболее эффективно (при этом каждый день приходится возвращаться домой поздно вечером). Либо огромные усилия не оправдывают себя, выливаясь лишь в потраченное впустую время — именно с такими явлениями борется теория Парето.

Социологи называют оригинальную теорию итальянца «теорией элит». Она гласит, что общество имеет пирамидальную структуру. На вершине пирамиды стоят богатейшие люди. С точки зрения Парето, элита всегда руководит обществом и направляет социальную жизнь в то или иное русло. Итальянец утверждал, что формирование элиты неизбежно.

Оригинальную итальянскую теорию модернизировал бизнесмен Джуран в середине XX века, выведя наиболее популярные принципы:

1. Основные действия, которые производятся человеком в одиночку, а также коллективами, не несут человечеству какой либо-пользы. Они не предоставляют ничего реального, что помогло бы достичь желаемого результата.
2. Практически все моменты, которые человек считает удачными, связаны с действием немногочисленных высокопроизводительных сил. Наибольшее количество неприятностей связано с немногочисленными высоко деструктивными силами, с которыми сталкивается человек.
3. Человек, ожидая результата, в голове рисует себе идеальную картину. Его конечное творение отличается от ожиданий (обычно в худшую сторону), поскольку существуют неучтенные силы. Они либо не могут быть учтены, либо знаний человека не хватает, чтобы корректировать свою деятельность с их учетом.
4. Невозможно точно интерпретировать видимое, оно не всегда соответствует действительности, поскольку существуют скрытые факторы.
5. Большинство усилий не приводят к желаемым результатам.
6. Значимые факторы сложно найти, поскольку их очень мало. Основу составляют тривиальные — их множество. Лишь единичные действия ведут к желаемому.

Диаграмма Парето и её построение

Читатель уже понял как работает распределение Парето и его основные принципы –  они имеют прикладную функцию и используются в бизнес-анализе. Для этого стоит прибегнуть к графическому методу и построить диаграмму Парето, отображающую ту или иную неравномерность. Она наглядно покажет вам, какие клиенты или товары приносят максимальную прибыль. Также в порядке убывания можно выстроить проблемы бизнеса, которые нужно решать в первую очередь, а также выявить малозначительные обстоятельства, которые не оказывают никакого влияния на бизнес-процессы.

При построении диаграммы Парето стоит учесть следующие советы:

1. Необходимо создавать большое количество классификаций и строить как можно больше диаграмм. Ключевые проблемы можно уловить, наблюдая явления с разных точек зрения. Важно внедрять большое количество показателей, пока не будут выявлены те ключевые факторы, которые входят в желаемые 20% (оказывающие наибольшее влияние на достижение успеха).
2. Всегда существуют люди, которые создают категорию «Прочее» и заполняют её всевозможными факторами. Лучше избегать нечетких формулировок, при анализе лучше быть честным с собой или коллегами, в противном случае классификация будет неточной, ведь слишком много объектов окажется в одной группе. Если вы уже пришли к этому, то стоит внедрить качественно иные принципы классификации.
3. Если данные можно интерпретировать в валютном выражении, то лучше наносить отметки на ось ординат (вертикальную) диаграммы Парето. Если ключевые проблемы нельзя оценить в денежном выражении, то исследование может иметь искаженные результаты. Материальные затраты — важнейший критерий для любого управленца.

Графическое построение совместимо со следующей информацией и позволяет выявить следующие тенденции:

• измерения — определение точности, верности и повторяемости, стабильности;
• метод работы — выявление корректной последовательности операций, изучение условий производства и заказ-нарядов;
• сырье — партия, изготовитель, поставщик, партия;
• оборудование — востребованные станки и виды оснастки, агрегаты, инструменты, режим пользования оборудованием;
• исполнитель — пол, возраст, квалификация и образование, смена, бригада;
• безопасность — производственные аварии и травмы, несчастные случаи, смерти на производстве;
• себестоимость — затраты и потери;
• качество — отказы, возвраты, дефекты, поломки, ошибки.

При должном подходе прикрепить к графику можно практически любую информацию. Далее перейдем к процессу построения. Предполагается, что у создателя имеется доступ к отчётности, проблемы уже сформулированы. Рассмотрим на примере авиакомпании, которая решила проанализировать рейсы и отменить невостребованные. Для этого строится достаточно простая таблица, которая отражает:

• страны-направления полетов;
• количество проданных билетов;
• процент каждого направления в структуре общих продаж (с нарастающим итогом).

Остается перенести количество билетов на диаграмму, где количество билетов отражается на оси ординат. На ось абсцисс ложится гистограмма с кумулятивным (нарастающим) процентом. Для построения можно использовать Excel или бесплатный онлайн-сервис для построения диаграмм Парето. Для большей наглядности на отметке 80% можно провести красную линию, которая покажет основные направления, дающие прибыль. Также метод Парето позволил выявить направления-аутсайдеры.

Применение правила Парето в жизни

Правило имеет универсальный характер и применимо практически к любым отраслям человеческой деятельности. До конца понять принцип его использования позволят примеры из реальной жизни. Ниже мы рассмотрим 10 вариантов применения принципа Парето к жизненным обстоятельствам, которые позволят получить выгоду и выявить суть.

Биржевой трейдинг

Участники биржевой торговли на основе правила Парето разработали собственные постулаты, которые позволяют эффективно заключать сделки:

• 80% сделок заключаются легко и непринужденно, 20% сделок проходят с трудом и требуют длительной подготовки;
• 80% профита приходится на 20% ордеров;
• 80% времени на бирже проходит вяло и только 20% по-настоящему продуктивно;
• 80% личного времени успешный трейдер тратит на самообразование, поиск новых трендов, изучение прессы и аналитических материалов, лишь оставшиеся 20% отводятся торговле;
• 80% рыночного успеха — знание психологии рынков и принципов финансового менеджмента, 20% — детальные стратегии и планы;
• статистика фондовых рынков показывает, что 80% трейдеров покидают рынки, не добившись успехов, лишь 20% могут закрепиться и выйти в профит.

Биологические ритмы

Примерно 80% продуктивности человека приходится на 20% времени суток. Как правило, это связывают не только с биоритмами, факторов на самом деле гораздо больше. У вас есть несколько часов, когда вас не отвлекают окружающие, вы становитесь активнее физиологически после прогулки, когда кровь приливает к двигательным центрам мозга и начинает активнее циркулировать, стимулируя интеллектуальную деятельность. Таким приемом пользовался поэт Маяковский, свои стихи он сочинял исключительно на ходу, он гулял не только по городу, иногда поэт несколько часов (вспомним 20%) ходил по комнате.

Используйте это время с максимальной пользой, чтобы выполнить свои задачи и выжать 80% продуктивности из 20% свободного времени в сутках. Проведите наблюдение, запишите результаты и определите свое личное продуктивное время. Планируйте на него самые сложные задачи.

Семейный бюджет

Члены семьи могут обойтись без 80% товаров, которые ими регулярно приобретаются. Это касается далеко не всех и не всегда, но правило также работает в сфере финансов. Посмотрите отчет по кредитной или дебетовой карте — вы обнаружите дорогие развлечения, аксессуары, предметы элитного потребления и некоторые товары, которые стоят дорого и не отличаются особым качеством (не лучше дешевых).

Основная проблема семей — приобретать в магазине то, что понравилось. Часто дети получают «индульгенцию» на покупки и скидывают в корзину всё, что им нравится. Именно в этом кроется причина бедности и высокой долговой нагрузки. На газированную воду, конфеты, чипсы, бургеры и дорогой алкоголь уходит приличная часть месячного бюджета.

Составьте список необходимых продуктов и не выходите за его рамки, это позволит накопить на летние путевки или приобрести автомобиль уже через несколько лет.

Круг общения

Вспомним утверждение Аристотеля, который считал, что «человек — существо социальное». Это действительно так, ведь даже интроверты и социофобы нуждаются в общении, просто первые нуждаются в меньшем количестве общения, чем экстраверты, а вторые испытывают тревогу и затруднения при коммуникации. Мы регулярно общаемся с близкими и дальними родственниками, бывшими одноклассниками, соседями, коллегами и просто знакомыми. Правило Парето утверждает, что только 20% этих связей способны принести пользу для вас.

Она не обязательно измеряется в материальных единицах, интеллектуальное общение также является приоритетом. Необходимо исключить из круга общения тех, кто тратит ваше драгоценное время. Некоторые личности и вовсе влияют деструктивно, пытаясь утянуть за собой. Поэтому круг знакомств также необходимо чистить, уделяя внимание лишь 20% людей из ближайшего окружения.

Общение с гаджетами

Среднестатистическая женщина уделяет смартфону 4-7 часов в день, что порой составляет 50% от времени бодрствования человека. Многие признаются, что эта зависимость буквально мешает жить и телефон не выпускается из рук. Метод Парето может помочь и в этой ситуации. Проанализируйте содержимое гаджета, окажется, что 80% приложений и контента не несут смысловой нагрузки. Также стоит отписаться от 80% пабликов и групп, которые лишь «съедают» время.

Необходимо уделить несколько часов и навести порядок в устройстве. Тогда вы будете проводить в нем не более 20% от полезного времени, которое будет направлено в русло достижения поставленных целей. Теперь 24 часа в сутках будут использоваться по назначению.

Образование

Современное информационное поле пестрит курсами, образовательными марафонами, гайдами, тренингами и мастер-классами. Многие начинают скупать все курсы, надеясь, что какое-то направление «выстрелит». Однако «ходячая энциклопедия» в итоге оказывается невостребованной. Ведь сначала нужно выявить свои потребности, определив 20% сфер и направлений, в которых наверняка можно реализовать себя. Тогда вы сможете исключить 80% бесполезных и малоинформативных курсов из своего поля зрения.

Правило Парето используется даже школьниками, студенты также активно прибегают к его помощи. Если времени до экзамена осталось мало, то стоит выявить 20% ключевой информации и уделить ей максимальное внимание. Также ученики проходят большое количество предметов, при этом в итоге 80% остается за кадром. ЕГЭ и вузовские экзамены проходят лишь по 20% наиболее важных предметов. Именно им стоит заранее уделить повышенное внимание.

Если вам нужно выучить сразу несколько языков, то методика также поможет. Не распыляйтесь на юридические и медицинские термины, сконцентрируйтесь на востребованных речевых оборотах. Несколько тысяч слов уже позволят бегло говорить, понимая суть иностранной речи.

Бизнес и ведение дел

Закон также утверждает, что 80% клиентов не несут особой прибыли. Лишь 20% составляют «денежный костяк», если этим клиентам уделить больше внимания, то они станут ещё лояльнее и продолжат тратить деньги у вас. Такое же правило применимо к ассортименту товаров, лишь 20% из них дают основную выручку, поэтому стоит обратить внимание на выкладку этих товаров в первую очередь, чтобы они продавались ещё лучше. Бизнесу поможет диаграмма Парето, которая позволит провести более глубокие исследования.

Бизнес и предприятия держатся на сотрудниках. Большая часть из них занимается рутиной, внося минимальный вклад в общее дело. Лишь 20% сотрудников имеют энтузиазм и «горящие глаза», их стимулирование позволит повысить производительности, а также улучшит общие результаты компании. В бизнесе закон Парето особенно важен, ведь он разрушает устоявшиеся стереотипы, которые деструктивно влияют на собственное дело:

• все сотрудники равны и вносят одинаковый вклад в развитие;
• все клиенты важны одинаково;
• каждый созданный продукт имеет ценность, коррелирующую с затратами на разработку;
• каждую сделку необходимо закрывать, нельзя выходить из них до закрытия;
• все начинания нужно доводить до конца.

Устройство быта

Оказывается, что мы применяем только 20% вещей, которые нас окружают. Остальные 80% ждут своего часа и не всегда дожидаются. Из-за этого популярность набрали марафоны по разбору домашних шкафов и освобождению от лишнего. Вспомним теорию разумного потребления и правила семейного бюджета. Отказ от излишеств позволит держать полки в чистоте и порядке.

Подобные правила работают в гараже и на даче. Психологи утверждают, что разбор завалов и достижение порядка привносят в жизнь позитив, человек ментально ощущает избавление от тяжелой ноши.

Хобби

К прочитываемой литературе стоит относиться с долей критики, ведь 80% источников не принесут знаний или удовлетворения. Подбирать книги стоит тщательно, тогда время не будет тратиться даром, ведь 80% книг будут безвозвратно забыты. Такое же соотношение применимо к сериалам, онлайн-кинотеатрам, журналам, медиапорталам и музыкальным альбомам.

Питание

Адекватное питание позволяет человеку чувствовать себя хорошо, что приводит к повышению производительности труда. Правило Парето в питании можно интерпретировать следующим образом — 20% пищи современного человека ухудшают его состояние. Если от них отказаться, то это позволит улучшить обмен веществ и нормализовать вес на 80%. Эти 20% приходятся на группы: мука, соль, сахар, алкоголь.

Управление временем по принципу Парето

Большинство людей не умеют делать несколько дел одновременно, это приводит к путанице в личных планах, а некоторые поставленные задачи и вовсе упускаются из вида. Это приводит к негативным последствиям, поэтому нужно выстраивать горизонты планирования — от коротких (день) до нескольких десятилетий.

Только 20% времени мы тратим на полезные действия, а 80% уходит на соцсети, помощь дальним знакомым или бесполезные развлечения. Рядовому человеку трудно спланировать рабочий день, поэтому он превращается в прокрастинацию. В итоге получается чувство усталости от рабочего дня, а все дела опять откладываются до завтра. Что делать в такой ситуации:

• выявить полезные занятия, которые составляют 20% от общей массы дел и сосредоточиться на них;
• начинайте трудовой день с самых сложных задач;
• с наименее важными делами разбирайтесь по остаточному принципу;
• основную работу делайте в тот промежуток, когда вы наиболее продуктивны.

Уже через несколько недель вы будете автоматически вычеркивать из списка дел ненужную активность. Первый день, проведенный по схеме Парето, удивит вас не только количеством сэкономленного времени, но и своей простотой и эффективностью.

Кем был сам Вильфредо Парето?

Его отец был итальянцем, а мать француженкой, ребенок родился на свет в Париже в 1848 году. Они настолько были очарованы немецкой революцией 1848 года, что назвали ребенка Фрицем Вильфридом. Через 10 лет семья перебралась в Италию, где ребенка начали называть на местный лад Вильфредо. Уже в Италии Парето окончил Политех и стал инженером, докторскую степень в отрасли он получил в 1869 году.

Сначала он работал строителем на железной дороге, выступая в качестве государственного служащего. Затем он начал подниматься по карьерной лестнице и перешел в частную компанию. Через некоторое время его назначили руководителем металлургического предприятия San Giovanni Valdarno.

До 40 лет Вильфредо Парето совсем не интересовался наукой, живя обычной жизнью. В 1886 он устроился в вуз и начал преподавать там основы экономической теории и управления. Экономика захватила его мысли, до конца жизни он выступал за свободное формирование рынка и до последних дней трудился в Лозаннском университете.

Основной принцип Парето 20:80 был сформулирован лишь в 1906 году. Но известность пришла гораздо позже. Также он в одиночку разработал теорию элит, которая используется по сей день. Написал ряд работ по социологии и экономике, выпустил несколько книг. В одной из них он описал то, что мы сегодня рассматриваем как «закон Парето». Его мышление опережало время, часть его работ носит современный характер, не походя на работы начала XX века. Умер Вильфредо Парето в 1923 году.

Преимущества и недостатки метода

Теория имеет свои плюсы и минусы, которые будут приведены в сравнительной таблице:

Другие схожие методы

Закон Парето подойдёт не каждому, а некоторые могут вооружиться сразу несколькими законами, чтобы повысить эффективность. Кратко рассмотрим наиболее схожие и актуальные принципы:

1. Бритва Оккама — не стоит множить новые сущности, если на то нет оснований.
2. Закон Брукса — увеличение количества сотрудников, привлечённых к доводке просроченной работы, приводит к замедлению процесса.
3. Принцип Питера — в иерархической системе работник сможет подняться до уровня своей некомпетентности.
4. Закон Паркинсона — работа займет ровно столько времени, сколько вы отвели на нее.
5. Закон Мёрфи — если существует вероятность неудачи, то всё будет двигаться в этом направлении (если заранее не предусмотреть все нюансы).
6. Закон Хлейда — самую трудную задачу стоит передать ленивому сотруднику. Он не будет усложнять себе жизнь и решит её быстро, необычно и качественно.
7. Бритва Хэнлона — то, что вы считаете злонамеренностью, обычно совершается по глупости. Поэтому не стоит заранее винить людей.
8. Закон Оулда и Кана — чем больше людей участвует в планерке и чем дольше она идёт, тем она менее эффективна.
9. Закон Мескимена — всегда не хватает времени, чтобы выполнить работу качественно. Зато всегда находится время, чтобы её полностью переделать и исправить ошибки.
10. Закон Хендриксона — если решение проблемы требует проведения регулярных совещаний, то вскоре они станут важнее самой проблемы.

Часто задаваемые вопросы

В чем заключается сущность правила Парето?

Что показывает диаграмма Парето?

Как применять закон Парето в жизни?

Заключение

Люди проживают жизнь, не задумываясь о существовании закона Парето и прочих полезных принципов. Важно, что принцип Парето — простыми словами это повышение эффективности и выполнение наиболее важных задач в первую очередь. Стоит помнить и про индивидуальный подход — кому-то это правило отлично подойдёт, а другим придётся внести в него корректировки, чтобы оно начало работать. Сначала испробуйте это правило на небольших задачах, затем протестируйте на более глобальных и только затем полноценно внедряйте в свою жизнь.