Смена генерального директора в ООО: пошаговая инструкция на 2018 год

Потребность в осуществлении смены руководителя может возникнуть в любом ООО. По каким бы причинам такая процедура не происходила, необходимо четко соблюдать все установленные законом положения, юридические нормы и правила ведения учета. Смена генерального директора ООО – далеко не такой простой процесс, в отличие от смены обычного рядового работника (даже с руководящей должности), он подразумевает подготовку определенных бумаг, которые сопровождают этот процесс.

Необходимые действия

Пошаговая инструкция смены генерального директора ООО в 2018 году содержит в себе следующие этапы:

Шаг 1. Осуществление поиска соискателя на занимаемую должность директора

Возможно, даже сама необходимость замены работающего генерального директора будет связана с тем, что вы уже нашли кандидатуру, которая, по вашему мнению, справится с управлением лучше. В том случае, если кандидата на должность еще нет, то прежде, чем принять решение о смене генерального директора, нужно позаботиться о его последователе. Найти нового сотрудника, достойного занять место руководителя, можно при помощи выбора среди персонала своей фирмы (организации, компании), так и за ее пределами – в кадровых агентствах, среди сотрудников других фирм (возможно даже фирм-конкурентов).

Шаг 2. Оформление нового директора на работу

Такой этап может отличаться по методу выполнения в зависимости от того, сколько учредителей в вашей фирме. Смену руководителя фиксируют решением (если один учредитель) или же собранием акционеров (на котором присутствуют все имеющиеся учредители).

В любом случае, каждый из этих документов должен обязательно содержать такие пункты:

• утверждение факта окончания выполнения своих служебных обязанностей и сложение полномочий действующего руководящего лица;
• факт приема на работу нового лица (как в результате голосования, так и при решении одного учредителя);
• данные об осуществлении регистрации смены руководящего лица;
• место составления документа и дата, на которую он был подписан.

Шаг 3. Подготовка бумаг, которые являются обязательными для такой процедуры

Готовят отдельно пакеты документов для каждого органа или должностного лица организации:

• для налоговой (осуществить передачу бумаг нужно не позже, чем через три дня с момента оформления нового лица): само решение о смене, информационное письмо о смене генерального директора, образец которого можно без труда найти на многих интернет-ресурсах, правильно заполненная форма Р14001;
• для нотариуса: выписка из единого реестра, оформленная после посещения налоговой, устав ООО, его индивидуальный номер, свидетельство ОГРН и официальная бумага, содержащая решение о смене руководящего лица;
• для партнеров и других компаний, с которыми уже имели деловые отношения и планируют дальнейшее сотрудничество, готовится специальное уведомление для контрагентов о смене генерального директора, образец которого также находится в общей доступности;

Шаг 4. Подача подготовленных бумаг

Касательно ФНС, все необходимые выписки и свидетельства оформляют исключительно по месту регистрации. Также отдельно готовят выписку из единого гос. реестра, продолжительность подачи которой не должна превышать 5 дней с момента смены руководства. Стоит отметить, что при несвоевременном направлении документов, ООО может быть оштрафовано на сумму 5 тыс. рублей. Подачу бумаг в ФНС может осуществлять как бывший руководитель, так и вновь назначенный. На данный момент существует возможность отослать их при помощи почты или же отправить посредством интернета, скрепив зарегистрированной цифровой подписью. При подаче лично вы получите от принявшего документы инспектора расписку, подтверждающую факт приема.

Шаг 5. Получение документов из налоговой службы

По существующему порядку документы с внесенными изменениями должны быть изготовлены в шестидневный срок и забрать их можно как лично, так и на саму фирму, предварительно, указав о желании получить бумаги почтой.

Документами, которые вы получите от налоговой службы, будут:

• свидетельство о регистрации гос. образца (с измененным именем ген. директора);
• выписка из реестра с обновленными сведениями.

Обязательно нужно удостовериться в правильности документов – при обнаружении неточностей, их можно исправить в течение 7 дней.

Шаг 6. Смена информации о руководящем лице в банке

Этот шаг является завершающим этапом всех необходимых процессов. Для осуществления операции обращаются в банк, где открыт счет, и пишут заявление для того, чтобы были внесены изменения по подписи руководителя.

Кроме самого заявления понадобятся:

• печать организации;
• выписка из единой базы юр. лиц;
• свидетельство о факте смены данных реестра;
• решение о том, что был назначен новый руководитель;
• приказ ООО о назначении другого руководящего лица.

После завершения всех указанных операций новый директор уже может осуществлять руководство и управлять счетом компании.

Что должна содержать в себе форма Р14001

Сначала необходимо разъяснить, кто будет визировать форму Р14001 при ее передаче в ФНС – или старый руководитель, до периода окончания его работы, или же это должен осуществить уже новый, после своего назначения. В подобной ситуации можно заявить – до момента проведения собрания акционеров или же вынесения решения о смене директора новый руководитель не вправе подписывать никакие документы от лица ООО. Уже после подписания решения или протокола все бумаги и, в частности форму Р14001, визирует уже вновь назначенное лицо.

Согласно приложенному образцу заполнения формы Р14001 и правилам его оформления типовой документ содержит в себе такую информацию:

• титульный лист (его первый раздел) содержит информацию об организации согласно ЕГРЮЛ;
• во втором разделе титульника отмечается информация о том, по какой причине был сменен генеральный директор;
• лист К представляется двумя различными бумагами, каждая из которых содержит информацию о руководителях – старом и нынешнем. При отражении информации о бывшем руководителе в части «1» указывают значение «2», расшифровывается как прекращение полномочий, часть «3» в этом случае не заполняется. Для данных о новом лице в первом разделе отражают «1» — этот код означает начало выполнения обязанностей, второй раздел не трогают, в третьем дают полные сведения о новом лице – ФИО, дата рождения и место, паспортные данные, адрес и номер телефона;
• лист Р содержит информацию о лице, пожелавшем актуализировать данные. В первой части указывают код заявляющего лица – в рассматриваемом нами случае таковым будет являться назначенный на его место сотрудник, в связи с чем указывают значение «1», идентифицирующее данного сотрудника как руководителя. Во втором разделе содержатся данные об организации (налоговые идентификаторы – номера и полное название). Третья страница фактически дублирует информацию второго раздела листа К – данные о новом генеральном директоре. Следующий раздел содержит подпись нового директора, заверенную нотариусом, и способ, которым он желает получить документы с обновленными сведениями (лично, почтой или через представителя).

Заявление такой формы разрешается заполнять двумя способами:

• на компьютере;
• вручную, используя чернила темного цвета, лучше печатными буквами. В том случае, если информация не помещается в одну строчку, тогда ее отображение продолжают на последующей без проставления переноса;
• каждая из страниц заявления такой формы нумеруется (для этого предназначена специальная форма) в формате «001», «002», «003» и т.д.;
• при занесении информации и печати документа на компьютере запрещается размещать информацию с двух сторон листа – каждая из страниц печатается отдельно.

Что содержит акт приема-передачи

Изменение руководящего лица (в нашем случае ген. директора) предполагает типичную для такой ситуации процедуру – официальную передачу бумаг. Это связано, в первую очередь, со спецификой корпоративных взаимоотношений, обязанностью обеспечивать сохранность документации и соблюдением правил хранения и обеспечения безопасности информации. Кроме того, некоторые документы имеют свою юридическую силу лишь в форме оригинала – в связи с этим, если старый директор не передаст их в целостности новому, в таком случае восстановление займет много сил, времени и средств. А ведь некоторые и вовсе могут не подлежать замене по различным причинам (упразднение организаций, ликвидация ЧП и ООО и т.д.).

Особенно такая процедура касается следующих документов:

• учредительные документы (о регистрации и все, касающиеся основания ООО);
• первичная документация (согласно правил бухгалтерского учета);
• лицензии (это касается тех видов деятельности, которые подлежат обязательному лицензированию), а также разрешительная документация;
• доверенность на осуществление каких-либо действий, пользования, эксплуатации, представления чьих-либо интересов в различных организациях;
• договоры международного уровня.

Факт перехода подобной документации фиксируется в отдельном акте, составляемом при процедуре изменения руководящего лица. Печатается такой документ в двух экземплярах и подписывается как передающей бумаги стороной, так и принимающей их.

Акт приема-передачи дел при смене генерального директора, образец которого представлен ниже, состоит из таких элементов:

• дата оформления и место, где оно осуществлялось;
• ФИО руководителя, который был уволен и руководителя, заменившего его;
• описание производимых действий – передачи увольняющимся лицом документов и прием их новым директором;
• перечень документов различного характера, которые передаются новому руководителю. Указывается номер каждой позиции, полное название, число листов каждого и, при необходимости, делаются примечания;
• подписи передающего и принимающего документы.

В отдельных случаях такие акты могут содержать еще и подписи главного бухгалтера организации, других лиц или нотариуса.

Увольнение директора с одним учредителем

Процедура замены руководящего лица при наличии единственного учредителя должна состоять практически из аналогичных шагов, осуществляемых при приеме нового руководителя в компанию, где акционеров несколько. Единственным отличием является тип документа, на основании которого подтверждается факт прекращения полномочий одного и перехода их к другому лицу. При наличии одного учредителя таким подтверждающим фактом является документально оформленное решение.

Содержание решения должно быть представлено такими пунктами:

• заголовок (название документа) с указанием наименования организации;
• дата оформления и место;
• слово «решил»;
• следует сам текст решения, заключающийся в увольнении одного лица и приеме на его должность другого;
• решение скрепляется подписью и ставится штамп компании.

Одновременная смена учредителя и ген. директора. Особенности проведения

Иногда в ходе осуществления деятельности компании происходит смена учредителей и генерального директора путем продажи ООО. При таком варианте событий процесс сбора нужных бумаг, обновления информации и ее актуализации в связи с новшествами имеет некоторые особенности.

Следующим этапом становится собрание новых акционеров ООО, которые в обязательном порядке принимают следующие решения:

• об оформлении новых учредительных документов, они уже будут содержать сведения об актуальных на данный момент участниках ООО;
• об утверждении новых документов (их новой редакции).

Последующие действия предполагают вынесение решения (если учредитель один) или же составление отдельного протокола, фиксирующего факт увольнения с поста руководителя одного лица и прием на его место другого. На этом же собрании утверждается новая редакция устава.

Оформленные документально такие изменения подаются в налоговые органы для замены основных бумаг и внесения данных о новых акционерах и новом руководящем лице.

Регистрация документов при одновременной смене акционеров и руководителя может осуществляться в срок до 5 дней (без выходных и праздников).

После оформления и подписания всех нужных бумаг, список документов, какие будут изменены, таков:

• запись об осуществлении гос. регистрации новых данных, не подлежащих отражению в учредительных документах и, наоборот, необходимых для освещения в них (два отдельных документа);
• фиксирующие вынесение решения официальные бумаги о смене акционеров ООО и его руководящего лица;
• выписка из реестра;
• учредительные бумаги в своей новой формулировке.

Итак, изменение руководящего лица (директора) ООО достаточно трудоемкий процесс, влекущий за собой проведение необходимых собраний и вынесения итогов, оформляющихся документально. После принятия акционерами такого решения, необходимо в краткие сроки направить обновленные сведения о новом руководителе для внесения изменений во всю основную документацию организации.