Как написать деловое письмо в примерах

Деловые письма являются неотъемлемой частью ведения бизнеса, они позволяют решить возникающие вопросы максимально быстро и доступно. Без этого инструмента делового общения не обходятся заключения сделок, урегулирования конфликтов, поиск партнеров и многие другие процессы. Умение правильно и грамотно сформулировать мысли и уложить их в деловом письме станет серьезным преимуществом в бизнесе.

Разберемся, как писать деловое письмо, какие виды писем существуют, и как не допустить самые распространенные ошибки при их написании.

Что такое деловое письмо и зачем оно нужно?

Деловое письмо — способ передачи информации между сторонами деловых отношений. Его целью является установление, прекращение, улучшение отношений между участниками переписки.

Такой способ общения стал наиболее популярным после появления электронной почты. С этого момента письма начали доставляться мгновенно, исчез временной зазор между отправкой и получением, который был у бумажной почты. Используется как бизнесом, так и государственными учреждениями.

Популяризация таких писем породила множество их разновидностей, у каждой из которых есть своя специфика.

Виды деловых писем

Деловые письма, в зависимости от задач, существенно отличаются. В каждом отдельном виде есть свои требования и моменты, на которые необходимо обратить внимание.

Деловое письмо-предложение сотрудничества

Этот вид письма отправляется тем, с кем планируется установить отношения, или кому пытаются предложить свои товары/услуги. С письма-предложения чаще всего начинается заключение сделки. К его составлению иногда привлекается маркетолог, а секретарь может помочь ему в соблюдении этики делового общения.

От остальных писем отличается наличием оффера, который и представляет собой предложение. В нем описываются сильные стороны товара или услуги, указываются выгоды получателя письма от начала сотрудничества. Делается акцент на ценностях получателя и его «болях».

Приблизительный пример письма официального делового стиля для начала сотрудничества:

Подобными письмами сотрудничество не только устанавливается, но и возобновляются ранее разорванные отношения.

Письмо-запрос

Отдельный вид деловых писем, направленный на получение от контрагента какой-либо информации. Это могут быть:

• Документы
• Информация о товаре
• Прайс-листы
• Информация об условиях поставок

Такие письма могут быть началом сотрудничества или способом воздействия при уже налаженных связях. В первую очередь указывается адресат, затем идет суть запроса. Содержание пишется в произвольном стиле, унифицированных стандартов для этого нет.

Такое письмо подразумевает, что на него будет ответ. Но другая сторона не обязана отвечать, не регламентируются сроки, в которые нужно ответить.

Письмо-просьба

От письма-запроса отличается более мягкой и формой обращения. Применяется тогда, когда получатель не имеет какого-либо интереса в выполнении просьбы. В одном письме может быть несколько просьб, тогда они расписываются отдельными пунктами.

Должна быть указана понятная причина, по которой отправитель письма обращается к получателю с просьбой.

Для большей эффективность переписки отправителю желательно знать психологические приемы и правильно воздействовать на получателя.

Благодарственное деловое письмо

Обычно пишутся к неким знаковым датам: праздникам, дням рождения, годовщинам работы компании, по окончании отчетных периодов. Это простой и недорогой способ напомнить о себе партнерам, сотрудникам, клиентам. Могут использоваться как инструмент мотивации к дальнейшей работе.

• Благодарить подобными письмами могут следующих получателей:
• Партнеров за хорошее сотрудничество
• Поставщиков за работу без нарушения обязательств
• Организаторов корпоративных мероприятий за работу
• Сотрудников за выполнение обязанностей
• Коллектив за выполнение планов

В таких письмах обязательно указываются заслуги, за которые выражается благодарность.

Подобные письма всегда адресуются конкретному человеку, даже если поблагодарить нужно целую компанию. Для большего эффекта бумажные письма можно писать на специальных красиво оформленных бланках.

Существуют еще десятки видов деловых писем, описать их все в одной статье невозможно. Предпринимателю нужно быть готовым к импровизации и составлению уникальных писем под необычные задачи.

Принятые правила написания делового письма

По поводу составления деловых писем существует ГОСТ 7.0.97-2016, он не является обязательным. Нет единой формы, в которую можно уложить письма всех видов и назначений. Но существуют некоторые правила, которых лучше придерживаться при составлении деловых писем.

Первым и самым очевидным условием является отсутствие орфографических или пунктуационных ошибок. Это создает крайне негативное отношение к отправителю, создает барьеры для установления отношений. Дополнительно можно выделить следующие требования:

• Информация в письме должна быть достоверной, в нем недопустимо врать
• Содержание желательно укладывать в одну страницу
• В деловой переписке неприемлема грубость, тон должен быть мягким или нейтральным
• Не допускаются помарки, исправления, вычеркивания
• Желательно не использовать сокращения там, где они не являются общепринятыми
• Эмоциональной оценки лучше избегать, она допустима только в неформальных письмах

Одно письмо принято посвящать только одной теме. Если их несколько, и они не являются взаимосвязанными, лучше отправлять несколько писем.

Деловой стиль написания

Основным стилем должен быть официально-деловой. Он отличается следующими свойствами:

• Информация подается точно
• Изложение ведется кратко и содержательно
• Текст должен быть структурированным

Суть желательно излагать короткими предложениями, не использовать специальные и малоизвестные термины, которых получатель может не знать. Это приводит к отторжению.

Письма, подразумевающие ответные действия от получателя, не должен содержать воду, в нем должна быть конкретика и как можно больше фактов. Вольность в этих вопросах допускается в письмах-поздравлениях и прочих видах переписки, не затрагивающих конкретные деловые процессы.

Обращение к собеседнику

Обращаться принято только в нейтральном тоне. Даже если отправитель и получатель хорошо знакомы, лучше обращаться по имени-отчеству. Исключением может быть переписка между сотрудниками компаний, в которых допускается обращение по имени или на «ты».

В приветствие не вставляется время суток («добрый день», «добрый вечер»). В конце письмо нельзя просто бросать, принято заканчивать заключительной фразой («С наилучшими пожеланиями», «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» и так далее).

Правила оформления делового письма

Единые требования к оформлению тоже отсутствуют, но стоит придерживаться некоторых общепринятых рекомендаций. Письма желательно писать на фирменных бланках, в верхнем левом углу или по центру вверху которых указывается название отправителя (компании или ведомства), для узнаваемости желательно приложить логотип.

Если письмо не умещается на один лист, то листы необходимо нумеровать. То же касается и приложений к письму. Необязательные требования, которых придерживается большинство авторов писем:

• Шрифт Times New Roman, Arial или Helvetica
• Размер шрифта 12-14
• Отступы слева 20 мм, справа — 10 мм
• На листе проставляется номер исходящего документа, который заносится в журнал
• Обязательна простановка даты
• Текст пишется короткими абзацами по 4-5 предложений

Дату можно ставить в любом принятом формате (1.11.2022 или 1 ноября 2022). Ставящему подпись сотруднику кроме имени нужно указать свою должность. Если подписывается несколько человек, их имена располагаются по убыванию старшинства. Бумажные письма желательно заверять печатью, письма-рекламации, оферты и гарантийные письма обязательно должны иметь печать.

Структура делового письма

Большинство деловых писем пишется по следующей структуре:

• Заголовок. Должен быть кратким и «цепляющим». Многие письма получатели читают быстро и поверхностно, правильно составленный заголовок может повысить шанс, что письмо не обойдут вниманием.
• Приветствие. Должно быть вежливыми, не фамильярным, желательно точно знать фамилию, имя и отчество получателя.
• Вступление. Используется не всегда, а только когда нужно сослаться на предыдущие договоренности, документы, письма и прочее.
• Основная часть. В нее укладывается суть письма: просьбы, уведомления, требования. Информацию желательно разбить на логические блоки по абзацам.
• Подпись. Указывается отправитель/отправители с должностями, ставятся их подписи.

Дополнительно необходимо оставить контакты на случай, если получатель письма захочет позвонить и уточнить нюансы.

Правила деловой переписки по электронной почте

Принципиальных отличий составления электронных писем нет. Но есть некоторая специфика, которую нужно учесть при переписке по электронной почте.

Первым делом при переписке необходимо в настройках почты прописать имя отправителя и/или название компании. Письмо не должно приходить от неизвестного анонима, доверие к которому будет минимальным. Его могут посчитать спамом и отправить под соответствующий фильтр.

• Обязательно заполнение темы сообщения, она должна отражать краткую суть основного текста.
• Основной текст должен только описывать суть обращения. Если нужно поделиться какой-либо подробной информацией, ее нужно приложить во вложении и сослаться с основного текста.
• Если письму предшествует переписка, то нужно отправлять его ответом, а не новым сообщением. Это упростит понимание сути вопроса.
• Уместно включить адрес электронной почты и ссылку на сайт компании в письмо, даже если оно пришло с того же адреса.
• Желательно один раз разработать шаблон делового письма с логотипом и далее просто вписывать в него соответствующий текст.

Ответ при электронной переписке принято отправлять в течение дня, чем быстрее, тем лучше. На случай, когда это невозможно, необходимо заготовить шаблон с фразами в духе «Мы свяжемся с вами в ближайшее время», «Ответ будет направлен в течение N рабочих дней» и так далее.

В остальном стилистика делового письма ничем не отличается. Нужно писать в сдержанном тоне, лаконично, структурировано.

Пример электронного делового письма

Пример написания делового письма на английском

У писем, которые направляют англоязычным получателям, есть своя специфика. Ее нужно учитывать при написании, в противном случае письмо может быть воспринято негативно. Регламентированной формы таких писем тоже нет.

Нужно учитывать нюансы обращений, в английском языке указывает половая принадлежность получателя перед фамилией.

• Mr — мужчина
• Mrs — замужняя женщина
• Miss — незамужняя женщина
• Ms — когда неизвестно семейное положение женщины

Такие обращения — способ сделать тон уважительным, в русском языке для этого используется обращение по имени-отчеству. Адрес получателя пишется в обратном порядке: офис-номер дома-улица-город-регион-страна. То же касается даты, которая в западных странах пишется в формате месяц-день-год. В остальном правила переписки те же, что и с русскоязычными адресами, подойдут доработанные и переведенные образцы деловых писем на русском.

Частые ошибки при написании и составлении

При написании деловых писем постоянно допускаются ошибки, мешающие добиться цели переписки. Самые распространенные из них:

• Невнятная тема. Письма с темой «Счет», «Письмо», «Документы» делают работу с почтой неудобной. Получатель должен иметь некоторое представление о содержании письма еще до того, как его откроет.
• Нет упоминания контекста. При первом письме или если переписка давно не велась, получатель может не понимать, о чем идет речь, и кто его собеседник. Стоит представиться или напомнить о прошлых отношениях в начале письма.
• Суть вопроса не изложена. Часто встречаются письма с описанием товаров и услуг компании, по которым невозможно понять, чего хотят их авторы. В конце письма нужно давать понять собеседнику, чего именно от него ждут: покупки, найма, отправки реквизитов и так далее.
• Длинные ссылки. При обмене ссылками необходимо следить за их длиной. В письме не должно быть ссылок на несколько строк, их в таком случае нужно сокращать через специальные сервисы.

Самыми распространенными являются орфографические ошибки. Они встречаются повсеместно: их допускают предприниматели, сотрудники государственных органов, политики. Не все из них «выловит» текстовый редактор или почтовый сервис, текст лучше перечитывать перед отправкой.

Заключение: главные моменты

Основная назначение деловой переписки — донести информацию до собеседника или добиться от него нужных действий. Для этого можно проявлять творчество, лучший результат получается если удается «почувствовать» получателя и начать общаться с ним на его языке. Стоит учитывать специфику работы того, кому направляется письмо. Современные компании с молодыми коллективами могут принять один тон общения, серьезные государственные ведомства — другой.